古籍档案文献数字化扫描服务外包加工的优点、缺点和注意问题
利用古籍档案文献数字化扫描服务外包加工形式开展古籍档案文献扫描数字化加工，就是选择可靠的古籍档案文献数字化扫描加工公司，由加工公司负责提供设备、人员技术等，按照古籍档案文献保管机构的要求开展数字化工作，古籍档案文献保管机构只负责数据的验收工作，其他数字化扫描过程中的工作均由数字化扫描加工公司完成。
(一)古籍档案文献数字化扫描服务外包加工的优点
古籍档案文献数字化建设是一项复杂的系统工程，也是一项长期而又艰巨的任务。古籍档案文献数字化扫描服务采取业务外包形式，其主要优点表现在:1.可以节省古籍档案文献部门的人力，使古籍档案文献人员有更多的时间和精力开展其他业务工作。
2.可以确保古籍档案文献数字化扫描工作速度、质量。外包公司通过竞标获得加工权，按照合同约定开展古籍档案文献数字化扫描服务加工业务，能够为古籍档案文献数字化扫描工作提供高质量、高效率和高效益的服务。
3.外包专业公司自带软硬件，能够避免古籍档案文献管理机构购置软件及硬件设备、建立数字化扫描工作室等一次性较大投入和设备维护、人员管理等成本，降低业务运行成本。随着技术进步，如果由古籍档案文献保管机构购置设备和软件会有新技术、新产品迭代升级和被淘汰的风险，而将相应数字化扫描加工服务业务交由专业公司承包，节省软硬件升级、更新等大量经费，避免投资风险，而且可以得到专业公司的先进设备和优质服务。
(二)古籍档案文献数字化扫描服务外包加工的缺点
外包加工开展古籍档案文献数字化扫描服务工作的缺点主要是古籍档案文献原件以及数字化信息的安全保密难以保证，古籍档案文献保管机构不易对整个工作进行监管。
利用外包加工形式进行纸质古籍档案文献数字化工作，可以有两种形式。一种形式是古籍档案文献部门不提供数字化加工场地，而将原件拿出古籍档案文献部门，这种方式古籍档案文献原件将脱离古籍档案文献部门的监控范围，在运输以及加工过程中可能造成古籍档案文献的污损和丢失，容易造成涉密古籍档案文献的失泄密，数字化扫描后的数字信息也容易流失。另一种形式是古籍档案文献部门提供数字化扫描服务加工场地，原件不拿出古籍档案文献部门，原件在数字化扫描加工过程中仍然在古籍档案文献部门的监控范围内。
对于古籍档案文献数量较少的古籍档案文献保管机构而言，外包加工模式比较合适，既能节约设备投资又能保证数字化扫描的速度和质量。开展古籍档案文献数字化扫描服务外包加工业务，应当选择有经验和资质的加工公司，且最好在古籍档案文献保管机构内部提供场地，严格交接手续，杜绝古籍档案文献丢失和泄密现象，特别是应防止数字化扫描的数据流失。
(三)外包加工开展数字化扫描服务工作应注意的问题
1.不得外包涉密和有敏感内容的古籍档案文献数字化扫描工作。
2.凡原标有密级经鉴定可解密的纸质古籍档案文献，须在原标密处进行解密标注后方可外包进行数字化扫描加工。
3.外包非涉密古籍档案文献数字化扫描工作，也应采取特定的安全保护措施。
此外，由于服务外包方是独立的机构，与古籍档案文献部门是合作关系而不是隶属关系，因此，古籍档案文献部门对数字化扫描服务外包方的行为无法直接进行监督，一些风险往往难以控制。因此，古籍档案文献档案数字化工作如需外包，古籍档案文献部门还应注意以下几个问题:1. 应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化扫描加工服务企业的相关资质；按照有关标准和规范的要求评估数字化扫描加工服务企业的技术能力：要从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。
2.要重视流程管理，在项目实施过程中，应依据国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》(档办发〔2014〕7号)，从档案部门、图书馆、博物馆、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。比如:建立古籍档案文献领取登记制度，在领卷、还卷交接时应该做好登记，在古籍档案文献出库前履行档案交接手续，以便以后出现问题能准确查出该由谁承担责任。
3、加强全程监控，如：指派专门人员参与纸质古籍档案文献档案数字化扫描服务外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、物资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。
4.做好前端控制，要特别重视对前处理工作质量的检查，因为只要这个环节出错，就会影响整个工作流程。
5.建立完善的问题反馈机制，对纸质古籍档案文献数字化扫描服务工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。
6.强化纸质古籍档案文献数字化扫描服务工作中的技术要求和安全保障应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对古籍档案文献数字化扫描服务全过程进行有效的控制，确保数字化扫描服务成果质量，促进外包加工规范、有序开展。
7.业务外包单位应该健全自身的规章制度，从起初对人员的培训到最后质量检查都应该讲求效率，制定相应条款，特别是对各个工作环节及流程衔接处做出明确具体的规定，把职责细分到个人，避免职责不清。
8.无论是古籍档案文献保管机构还是数字化扫描服务业务外包单位都必须建立信息反馈机制，及时了解和掌握工作动态及出现的新问题，完善相关标准、制度，保证工作顺利进行。
综上，为了杜绝纸质古籍档案文献数字化扫描服务外包的安全隐患，古籍档案文献保管机构应切实加强古籍档案文献数字化扫描服务管理工作：
一是、加强古籍档案文献鉴别，严禁涉密古籍档案文献数字化扫描服务外包；
二是、加强风险防范，自备古籍档案文献数字化扫描服务场地；
三是、确保信息安全，自备计算机等设备的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备；
四是、重视人员管理，落实服务人员资质审查机制；
五是、健全管理制度，与数字化扫描服务外包单位签订安全保密协议；
六是、规范工作流程，细化各项核查记录；
七是、加强技防措施，严防古籍档案文献信息外泄。
通过数字化扫描服务外包，单位可以让自己更快地进入数字化，提高数字化扫描的质量，使单位工作更高效，在很大程度上降低单位的古籍档案文献数字化、信息化的成本。
